Protocole d’opérations du Tribunal entre l’arbitre en chef et le chef de la direction

Ce protocole d’opérations entre l’arbitre en chef et le chef de la direction prévoit le partage des ressources et le soutien opérationnel entre le Tribunal et le reste de la Commission. Il doit être lu en même temps que le PE du Ministre et le Protocole d’entente entre l’arbitre en chef et le président.

Définitions

1. « Lois » désigne la Loi de 2021 sur la Commission des valeurs mobilières, L.O. 2021, chap. 8, annexe 9, la Loi sur les valeurs mobilières, L.R.O. 1990, chap. S.5 et la Loi sur les contrats à terme sur marchandises, L.R.O. 1990, chap. C.20;
2. « arbitres » désigne les personnes nommées à titre d’arbitres au Tribunal en vertu de la Loi de 2021 sur la Commission des valeurs mobilières, à l’exclusion de l’arbitre en chef;
3. « Directives applicables » désigne les directives, politiques, normes et lignes directrices du gouvernement et du Conseil du Trésor (CT) / Conseil de gestion du gouvernement (CGG) qui s’appliquent à la Commission, ainsi que leurs modifications éventuelles, qui sont énumérées à l’annexe 3 du PE du Ministre;
4. « Conseil » désigne le conseil d’administration de la Commission;
5. « plan d’activités » désigne le plan d’activités visé à l’article 10.1 du PE du Ministre;
6. « arbitre en chef » désigne l’arbitre en chef du Tribunal, désigné comme tel en vertu de la Loi de 2021 sur la Commission des valeurs mobilières;
7.  « président » désigne le président de la Commission;
8. « Commission » désigne la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario;
9. « Secrétariat de la gouvernance et du Tribunal » désigne la Direction des services consultatifs et de la gouvernance du Secrétariat de la gouvernance et du Tribunal de la Commission;
10. « gouvernement » désigne le gouvernement de l’Ontario;
11. « Ministre » désigne le ministre des Finances ou toute autre personne désignée, de temps à autre, ministre responsable des lois conformément à la Loi sur le Conseil exécutif;
12. « PE du Ministre » désigne le PE entre le ministre des Finances et la Commission des valeurs mobilières de l’Ontario;
13. « LCVM » désigne la Loi de 2021 sur la Commission des valeurs mobilières, L.O. 2021, chap. 8, annexe 9;
14. « services partagés » désigne les fonctions et les services qui fournissent un soutien opérationnel commun aux fonctions de la Commission en matière de réglementation et du Tribunal. Il s’agit notamment des services financiers, des ressources humaines, de la technologie de l’information, de la sécurité de l’information, de la gestion des documents, de la gestion des installations, de la continuité des opérations, de la planification des activités et des rapports ministériels, des risques, de la vérification interne, du centre de renseignements et de contact, des communications, des services juridiques et du soutien du Secrétariat de la gouvernance et du tribunal, ainsi que de tout autre soutien dont peuvent convenir l’arbitre en chef et le chef de la direction;
15. « Tribunal » désigne le Tribunal des marchés financiers, constitué en tant que division de la Commission établi aux termes de l’article 25 de la LCVM.

Plan d’activités et budget

1. Conformément aux procédures et aux échéanciers prévus pour le reste de la Commission, l’arbitre en chef préparera :
   1. 1.1   une proposition de plan d’activités pour le Tribunal qui précise ses besoins prévus et les modifications dans l’utilisation des services partagés, ainsi que les grands projets d’investissement prévus (p. ex., systèmes informatiques) qui sont consacrés au Tribunal,
   2. 1.2   une proposition de budget pour le Tribunal reflétant ses coûts directs.
2. Si le chef de la direction est d’avis que des modifications devraient être apportées au budget proposé pour le Tribunal, le chef de la direction et l’arbitre en chef en discuteront. Si l’arbitre en chef et le chef de la direction ne parviennent pas à se mettre d’accord sur le budget proposé pour le Tribunal, la procédure suivante s’applique :
   1. 2.1   Le budget proposé par l’arbitre en chef et les modifications proposées par le chef de la direction seront tous deux soumis au :
      1. président du Comité des finances et de la vérification avant le processus budgétaire normal;
      2. Comité des finances et de la vérification dans le cadre du processus normal d’approbation du budget.
   2. 2.2   Avant la discussion au sein du Comité des finances et de la vérification et si le président du Comité le demande :
      1. Les services partagés prépareront une analyse détaillée des coûts à la fois pour le budget proposé par l’arbitre en chef et pour les changements proposés par le chef de la direction;
      2. le chef de la direction fournira une évaluation de la manière et de la mesure dans laquelle la mise en œuvre du budget proposé par l’arbitre en chef aura une incidence sur le budget global de la Commission (par exemple, les frais, les services partagés, les autres réductions nécessaires);
      3. l’arbitre en chef fournira une évaluation de la façon dont les changements proposés par le chef de la direction affecteront le bon fonctionnement du Tribunal et dans quelle mesure;
      4. le président du Comité des finances et de la vérification travaillera avec l’arbitre en chef et le chef de la direction pour réduire les questions.
   3. 2.3   Le Comité des finances et de la vérification examinera le budget proposé et les changements proposés, ainsi que toute autre information fournie, et il pourra travailler avec l’arbitre en chef et le chef de la direction pour réduire davantage les questions. Il doit fournir au conseil d’administration le budget proposé par l’arbitre en chef et les changements proposés par le président. Il fera au conseil d’administration une recommandation au sujet du budget du Tribunal.
   4. 2.4   L’arbitre en chef et le chef de la direction sont tous deux habilités à faire des présentations au Conseil et ils doivent répondre à ses questions.
3. Le Conseil a le pouvoir de décision définitive concernant le budget et le plan d’affaires du Tribunal. Il doit accorder des fonds suffisants pour le bon fonctionnement du Tribunal au cours de chaque exercice financier, conformément au paragraphe 17(2) de la LCVMet compte tenu de l’importance pour la Commission d’avoir un tribunal efficace.

Conformité

4. Le chef de la direction tiendra compte des besoins du Tribunal dans les contrôles, les processus et les politiques de la Commission qui sont élaborés pour qu’elle contrôle adéquatement les risques opérationnels et qu’elle se conforme aux lois, aux Directives applicables et au PE du Ministre.
5. L’arbitre en chef doit s’assurer que le Tribunal respecte les lois applicables, les Directives applicables et le PE du Ministre lorsqu’ils sont pertinents pour les activités du Tribunal. Il encouragera le Tribunal à respecter les contrôles, les processus et les politiques de la Commission qui sont pertinents pour ses activités.
6. L’arbitre en chef ordonnera aux arbitres et au personnel de la Commission affectés au Tribunal d’appuyer toute vérification interne liée à la conformité aux politiques, aux procédures et à l’efficacité des contrôles internes.
7. Le chef de la direction consultera l’arbitre en chef, dans les meilleurs délais possibles, avant que la Commission n’adopte, ne modifie ou ne révoque une politique administrative lorsque cette mesure de la Commission pourrait avoir une incidence sur les activités du Tribunal.

Soutien et services

8. Le chef de la direction s’assurera, notamment par l’allocation de fonds de la Commission, que les services partagés fournissent un soutien adéquat, rapide et de qualité aux activités du Tribunal. La Commission fournira un soutien et des services suffisants pour assurer le bon fonctionnement du Tribunal, compte tenu, entre autres, de :
   1. 8.1   l’obligation du Tribunal de remplir son mandat conformément aux lois,
   2. 8.2   l’indépendance du Tribunal,
   3. 8.3   le mandat du Tribunal d’être accessible et de fonctionner de façon équitable, efficace, rapide et transparente,
   4. 8.4   la dignité des instances du Tribunal.
9. Le personnel du Secrétariat de la gouvernance et du tribunal soutiendra les fonctions juridictionnelles du Tribunal, notamment en lui fournissant des conseils juridiques et un soutien à la gestion des cas et des audiences. L’arbitre en chef conseillera le personnel de la Commission affecté au Tribunal, au besoin, dans l’exercice de ses fonctions de soutien au Tribunal, y compris la supervision de la Secrétaire de la Commission et directrice, secrétariat de la gouvernance et du Tribunal en ce qui concerne les affaires du Tribunal.
10. L’arbitre en chef recrutera et évaluera les performances de la Secrétaire de la Commission et directrice, secrétariat de la gouvernance et du Tribunal.

Communications et documents

11. L’arbitre en chef est chargé d’assurer l’efficacité des communications et des relations publiques pour le Tribunal.
12. L’arbitre en chef doit consulter le chef de la direction avant d’émettre une observation publique sur la Commission (exception faite du Tribunal).
13. Le chef de la direction doit consulter l’arbitre en chef avant d’émettre une observation publique sur le Tribunal.
14. Le chef de la direction consultera l’arbitre en chef lorsqu’il élaborera des documents du Conseil, du gouvernement ou du public qui intègrent les activités du Tribunal ou y renvoient (p. ex., l’Énoncé des priorités, le plan d’activités, l’analyse financière trimestrielle).
15. Le chef de la direction avisera l’arbitre en chef lorsqu’il recevra des directives du Ministre ou des commentaires des parties prenantes qui pourraient avoir une incidence sur les activités du Tribunal.
16. Les enquêtes relatives au Tribunal ou à ses procédures seront traitées comme suit :
    1. 16.1   les demandes des médias seront traitées par la Direction des communications et des affaires publiques de la Commission, en collaboration avec le Tribunal,
    2. 16.2   les demandes générales du public seront traitées par l’InfoCentre de la Commission, en collaboration avec le Tribunal,
    3. 16.3   les demandes des parties aux instances du Tribunal seront traitées par le Secrétariat de la gouvernance et du tribunal.
17. Les documents relatifs aux instances en cours seront pris en charge par le Secrétariat de la gouvernance et du tribunal. Les documents relatifs aux instances terminées seront pris en charge par la Direction générale de la gestion des documents et de l’information de la Commission.

Gestion des risques

18. Le Tribunal doit suivre les pratiques de gestion des risques de la Commission. Le chef de la direction consultera l’arbitre en chef sur l’élaboration et l’examen des pratiques de gestion des risques de la Commission qui ont une incidence sur les activités du Tribunal.
19. L’arbitre en chef consultera le chef de la direction sur les risques qui touchent le Tribunal et l’avisera rapidement de tout risque découlant des activités du Tribunal qui peut ou pourrait vraisemblablement nuire considérablement à la réputation de la Commission ou à sa capacité de remplir son mandat.

Normes de service et plaintes

20. L’arbitre en chef avisera le chef de la direction de toute norme de service de la Commission sur laquelle le Tribunal s’appuie. On consultera l’arbitre en chef au sujet de toute modification aux normes de service de la Commission et de toute nouvelle norme de service susceptible d’avoir une incidence sur les activités du Tribunal.
21. La Commission est chargée d’établir un processus officiel de réponse aux plaintes concernant la qualité des services reçues des citoyens et des parties prenantes qui soit conforme, le cas échéant, aux normes de qualité des services du gouvernement.
22. L’arbitre en chef sera chargé de répondre aux plaintes concernant le Tribunal, y compris celles portant sur le comportement d’un arbitre.
23. La Commission sera chargée de répondre aux plaintes concernant son personnel.

Signatures